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JIGSAW

WORK AND LIFE BLOG

事務が苦手だったけどコツを掴んで克服した話

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僕が社会人になりたての就職1年目の頃、仕事の中で最も苦手だったのが事務作業です。

わりと複雑で深い理解が必要な仕事はすぐにできるのに、簡単な書類作成やエクセルの入力ミスは多く「こんな簡単なこともできないのか。」とよく落ち込んでいました。

僕の同期は、事務をテキパキとこなすタイプだったこともあり、当時は「まずい、同期と差がついてしまう。」と焦る日々。

新人の頃は、補助的な仕事が多いため事務仕事の割合も高く、事務処理能力は新人評価に直結する部分だったのです。

そこで焦りと悔しさをバネに急成長!!…ということはなく…

「別の何かで補おう」と考えて、備品の補充や管理・ゴミの片付け、コピーとり・FAX・電話番などと頼まれたことは全て引き受け、社内を走り回って雑務をこなしていました。

「雑用王におれはなる!」とどこかの主人公みたいな意気込みで働いていたこともあり、わりと上手くいって評判は良かったです。

でもやっぱり、最初のうちはそれでごまかせても、ちゃんと出来るようにならないと続かないですよね。

もともと負けず嫌いなので、事務もしっかりできるようになるべしと試行錯誤を続けて、今ではかなりマシになりました。

自分なりの事務のコツも掴んできました。

最初に全体を把握する

事務作業が苦手な人って基本的に読み飛ばし癖がついてるんだと思います。

銀行や公的機関の書類の記入も割と見ないでパパっと書いちゃう。

ポイントさえ押さえればいいんでしょ的な発想というか…。

心あたりないですか?

僕はまさにそんな感じで生活していたので、安易に書類の記入欄を読み飛ばしたり、システムの入力欄を飛ばすことがありました。

書類作成やエクセルに入力する場合も読み飛ばし癖がついてるので、いきなり作業に入ると漏れがでます。

そこでまず、記入や入力をする前に全体をゆっくり見て、大まかに全体像を把握してから作業を始めると漏れが減りました。

最初は意識しないと忘れて、いきなり作業に入ってしまいましたが、継続して意識していると自然とできるようになりました。

太い鉛筆で印をつけながら校正

書類を作ったら校正すると誤字脱字などの間違いをなくすことができます。

僕はミスの許されない書類を作成したら必ず紙に印刷して太い鉛筆で文字の上に印をつけながら校正します。

印をつけながらの校正は漏れなくダブりなく確認ができるため非常におすすめ。

チェックが必要な箇所全てに印をつけたら最後に消しゴムで一気に消す。

当然ですが一度カッチリ校正すると大きく凡ミスが減ります。「めんどくせー」と一瞬思っても、絶対やると決めています。

この方法が即効性が一番高い。

机の上に何もない状態で作業する

机の上に何もない状態で作業すると集中力が上がります。

作業中に違うものが目に入ると、「あ、あれもやらなきゃ。」などと考えてしまい集中力が途切れてしまいます。

一瞬別のものに手を出したりすると、思いもかけないミスに繋がることがあります。

僕は仕事をするときは、今やるものだけを机の上に出して作業します

話だけを聞くとそれほど効果はなさそうと感じてしまうかもしれませんが、一度実際に試してほしい。集中力がぜんぜん違います。

ルーティンワークは自作のチェックリストを作る

ルーティンワークの作業は自分でチェックリストを作るのも効果がありました。

会社で使われてるチェックリストがありましたが、会社用は隅から隅までチェックする仕様になってるので時間がかかってめんどくさかった。

なので、僕は自作のチェックリストを使っていました。

自分が間違いやすいところだけをチェックできて効率的だし、何よりチェックリストを作成する過程で、自分の間違いポイントを整理できます。

チェックリストを作る作業自体がミスを減らす効果があるため、完成したチェックリストの活躍の場がないなんてことも。(ミスらなくなっている)

まとまった時間で一気に片付ける

事務作業はできるだけ一度に1つずつを一息で片付けるようにしています。

色々な仕事間の隙間で少しずつ進めていく方が、隙間時間を活用できて効率的な気がしたので最初はそうしてました。

しかし、途切れ途切れで作業をすると、どこまでやったか把握しなおすことが必要になり、合計の作業時間は増えてることに気がついたので、今はまとまった時間で一点集中で仕事を片付けていくようにしてます。

その結果、スピードが上がってミスは減りました。

パソコンによる作業なら定型文は単語登録

パソコンの単語登録使ってますか?

20や30の登録で終わってないですか?

僕は単語登録を200以上はしています。

登録された文字なら誤字脱字の心配はないのでスピードも正確性も高まります

最近読んだ本にも「単語登録を使い倒せ、200〜300個の単語登録をしようぜ」と書いてあって「この著者わかってるわ。」と思いました。

 ▼わかってる著者の本

速さは全てを解決する---『ゼロ秒思考』の仕事術

速さは全てを解決する---『ゼロ秒思考』の仕事術

 

苦手とは単なる鍛錬量の差

僕は苦手な事務を「克服」したとも言えるわけですが、苦手だとか得意だとかに関して、人気ブログウケる日記で紹介されていたTwitterがとても納得できました。

「天才は存在しないという言葉はまったくの真実で、というのも、赤ちゃんは基本何もできないからです。つまり、天才に見える人も生活の中で「自然に訓練」してきたにすぎません。訓練を無意識にすれば天才、意識してすれば努力家となります」

天才の話まではいかなくても、最初から得意にみえるようなものとは、それまでの生活の中で、その行為に必要な要素が自然に鍛えられているだけなのだと思います。

異性の兄弟の中で育った人は、異性への距離の詰め方が上手いとは感じませんか?

「苦手」とは、それまでの生活でその要素が鍛えられていないということ。

得意・苦手というのは「才能」やら「センス」などではなく、その時点での練習量の差、鍛錬の量の差だというわけです。

人間なんて秀でているようにみえる人も劣っているようにみえる人も基本能力に大差はないのではないでしょうか。

量の差に過ぎないのであれば、同じ量を重ねれば誰もが得意な人と同じレベルになれるということ。

何か苦手なものがあるからといって、自分のことを能力が低いとかなんだとか考えることに脳を使うのであれば、どの要素が足りないのか、どうやって鍛えればいいのか、どんな工夫が必要なのかを考える方が建設的ですよって思います。

忙しい人におすすめのスマホ転職サイトを厳選

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忙しくて転職活動を後回しにしている人は多いようです。でも、そんな人でも工夫次第で活動を上手く進めることはできます。

僕が最初に転職したときは、めちゃくちゃに忙しくて休みも取れない状態でしたが隙間時間で情報を集め続けていたことで上手く転職することができました

最近はスマホでの操作性を重視した転職サイトなども数多くあります。スマホを上手く使いこなせれば忙しい合間の細切れ時間でも活動を進めることができるでしょう。

下記ではスマホを使って情報を集めるのにおすすめな転職サイトをご紹介。

アプリからブラウザ型まで色々なタイプがあります。

スマホで活きるおすすめの転職サイト

Wantedly

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スマホに最適化された転職SNS。通常の転職サイトのように「給与」「待遇」で求人を探すのではなく、事業への思いや働いている人の考え方などを紹介した情報が掲載されているのが特徴です。読み物としても楽しめる。

「申し込む」ではなく「会いに行く」「とりあえず話を聞きにいく」というスタンスで応募できる。IT系企業はほとんどが使っているサービス。

>>Wantedly androidとiOSで提供中<<

MIIDAS ーミーダスー

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人材紹介企業の大手であるインテリジェンスが運営するサービス。

自分の職歴・経歴を入力すると、インテリジェンスのデータベースから自分の経歴でもらえる「想定年収」を算出してくれます。僕の想定年収は「692万円」でした。

年収分析だけでなく、企業からの面談オファーを受けることもできます。

自分の経歴を求める企業からのオファーが集まるため、放っておいても面談確約オファーを集めることができる。

上場企業の求人も多いため、登録しておくだけで思いがけない求人オファーが届くこともあります。

>>市場価値診断はMIIDAS(ミーダス)<<

ピタジョブ

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ブラウザで見る転職サイトですが、スマホから見やすい設計になっています。

大手転職サイトtype・マイナビ・DUDAの求人情報も掲載されています。さらに、企業のHP上の求人募集もクローラーで独自に集めているため、ピタジョブ1サイトでネット上の求人情報の多くをチェックできます。

ピタジョブ内には情報がないリクナビNEXT と併用して、2サイトだけでほとんどの大手サイトの情報を網羅することも可能です。

>>掲載企業最大級のピタジョブ<<

Switch

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Facebookアカウントで登録したら後はスカウトを待つだけという、忙しい人専用のようなFB連動型の転職サービス。企業はWEB業界に特化しています。

普段FBを使うのと同じ感覚で転職先とマッチングできるのが最大の魅力で、気になる企業があれば「いいね」すると人事担当とチャットで会話もできる。

Switchに登録していることをFBで繋がる他の人や今の企業に知られることはなく企業側に見せたくない情報は非公開にできるため安心して使えます。

普段からFBは開くという人は登録しておくと普段の生活の中で転職活動ができます。「楽」な上に「面白い」のが良い。

>>FB連動の新感覚転職アプリ-Switch.<<

キャリアトレック

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20代の若年層向けのサービス。人工知能がおすすめの求人を毎日レコメンドしてくれるという転職サービス。

スマホのアプリで毎日集まる求人を簡単ザッピングできるのが良いです。ニュースアプリを見る感覚でササーッと見れる。注意点としては、メールの配信設定は調節必須。そうしないと登録したメールアドレスにガンガンメールがくるように…。

自動で集まった求人を雑誌をみるようにサーっと確認できるのは気持ちが良いです。

>>レコメンド転職のキャリアトレック<<

スマホなら隙間時間を活かせる

転職活動はみんなで限られた椅子を奪いあう"椅子取りゲーム"の側面があります。

忙しくて活動できなかったり、後回しにしてしまうことは現実としてありますが、良い企業の求人を狙うライバルはそれを理由に待ってくれることはないわけです。

そして「携帯するPC」であるスマホのフル活用は、現代人にとって競争を制するのに大切な要素になってきています。

しかし、まだまだ転職の局面でスマホをフル活用している人はそれほど多くない。

手元のスマホで無料で使えるのならガンガン駆使して、動かない人に差をつけていきましょう。行動することで転職の成功率は高まっていきます。

第二新卒の転職エージェントの選び方を徹底解説

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人材業界にいた身としては、第二新卒の転職でエージェントを使うメリットは非常に大きいと感じていました。

ですが、僕はネット上には転職エージェントの選び方についてまだまだ本質的な情報が足りないと思っています。

A君に最適な転職エージェントでもB君にはおすすめできないこともあるのが転職エージェントの本当のところ。

なのにネット上では「1番おすすめはここ」という紹介が多くをしめているのが現状。本来、最適なエージェントは人それぞれ違うはずなのに。

さらに、第二新卒での転職は一般的な中途採用とは少し事情が異なるため、一般的な転職情報だけでは足りない部分がある。

ここでは第二新卒が転職エージェントを選ぶ際の考え方を説明します。

内容を理解することで自分に最適な転職エージェントを選ぶことができるはず。転職を考えている入社1年目〜3年目の方は参考にしてください。 

第二新卒が転職エージェントを使うメリット

まず、転職エージェントのメリットの確認から。メリットは大きく2点。

  1. 第二新卒特有の問題が解決できる
  2. 非公開求人にはステップアップにつながるものがある

以下で一つずつ説明します。

⒈第二新卒特有の問題が解決できる

転職エージェントを活用すれば第二新卒転職の難しい部分がクリアできます。

第二新卒の難しい部分とは勤続年数が短いことにより生じる以下のような問題です。

  • 退職理由の説明ができない
  • 実績がなく職務履歴が書けない
  • 志望動機が作れない

プロの転職エージェントの退職理由や志望動機の膨らませ方、実績がない場合の職務経歴の説明方法などのノウハウはかなり磨かれたものがあります。

第二新卒の転職では「なぜ、新卒入社後から数年で辞めるのか?」「すぐに辞める人ではないのか?」という疑問に説得力のある回答ができなければいけません。

たくさんの失敗ケース・成功ケースを知っている転職エージェントの経験を頼り、面接官に見せる前に客観的な視点で判定してもらうと間違いなくクオリティが高まります。

2.未公開求人にはステップアップできるものもある

転職エージェントでは、普通の求人サイトなどの転職市場に出回っていない未公開求人を紹介してもらえます。自分だけでは出会えない求人情報を知ることができ、選択肢が増やせるのは大きなメリットです。

さらに大切なポイントは、大手企業の第二新卒採用は転職エージェント経由の未公開求人として募集されることが多いということ。エージェントは転職市場にでている求人より良い求人を抱えていることが多いのです。

普通の中途採用と違って第二新卒の転職者に対して企業側も明確な実績を求めていないということもあり、ポテンシャルを伝えきれればOK。

ある程度の年齢になって転職を考えるより第二新卒時点の方が可能性があるという捉え方もできますね。 

転職エージェント選びの基本戦略

複数のエージェントを比較する

転職エージェントは人によって能力差があり、腕の良い人と悪い人では結果が大きく異なります。

自分という商品を企業に売り込むときに、敏腕営業マンにサポートしてもらうか、微妙な営業マンにサポートしてもらうかでは結果が違うことは誰もが想像できるはず。

「人間的な相性」も相談しやすさに関わってくるので、一人の転職エージェントだけをみて「転職エージェントはこういうもの」と判断するのは危険。

数人を比較しないと違いがわからないので、複数のエージェントを比較して信頼できるエージェントをメインにするのが合理的な方法といえます。

これは色々な転職本でもいわれていることですけどね。ここは労を惜しまない方がいいところ。

きちんと対応してくれる転職エージェントを見抜く

自分をしっかり扱ってくれる可能性が高いのはどこかを考えるのも大切です。

では、どうしたらそれがわかるのか?

意識すべきは、転職希望者は転職エージェントにとって商品でもあるということです。これは転職エージェントというビジネスが、転職が決まった人の年収30%程度を成果報酬として企業から受け取るものであることを考えれば腑に落ちるはず。

そして、このときに転職エージェントにとっての「良い商品」となるのは、より高い年収で転職できる経歴・スキルのある人材です。

自分と比較して高スペックの転職希望者が集まる転職エージェントに相談しても、エージェント側からすると優先度が低い人材として扱われるおそれがある。

転職を上手く進めるには自分に力を割いてくれるエージェントをパートナーにすべき。

自分の経歴からお互いにWIN-WINになれるエージェントを探すようにしましょう。

どんな転職を目指すかで選ぶ

狙う転職先に応じて選ぶべき転職エージェントは違います。

大手を狙うなら大手の求人情報をもつエージェントからあたることが大切ですし、外資を狙うのであれば外資系の求人を扱う転職エージェントに行かないといけません。

「当たり前じゃん」と思うような話ですが、それほど考えないで転職エージェントを活用している人は多い。

たとえば「第二新卒専門の転職エージェント」。「第二新卒専門」といわれると第二新卒ならみんなここを使うべきイメージを持ちますね。

ですが、実は大手の求人に限っていえば第二新卒専門よりも、一般的な総合転職エージェントの方が良い未公開求人を持っていることが多いのです

質の高い求人は質の高い転職希望者をターゲットにした場所に多く集まります。

「第二新卒者だけ」と「総合転職(第二新卒者も扱う)」だと後者の方に質が高い求人情報が集まるのは必然。

第二新卒専門型には第二新卒特有の難しさを解決する引き出しの多さに期待ができますが、キャリアアップを狙う場合、総合転職エージェントをメインに活動する方が上手くいく可能性が高いのです。

目的に応じてどの転職エージェントを中心に利用するべきかを考えましょう。

エージェントの分類とおすすめ

選び方のポイントだけでは困る人のために、転職エージェントを分類して、スペック・目的ごとにおすすめを紹介。

理想は、1〜3つの特徴の違ったところを組み合わせること。参考にどうぞ。

全員が1社は使うべき大手総合転職エージェント

情報量が多く、信頼性の高い大手は1社使うべきですが、1社だけでいいです。

正直、大手はそれほどサービス構造自体に違いがありません。エージェントの質も大差なく優秀な人もそうでない人もいます。保有している求人も7割程度は被っています。

いくつかの中で僕がまず2つ選ぶならマイナビエージェントとリクナビエージェント。

マイナビエージェント

元々20台前半の採用に強くて新卒用の「マイナビ」では業界トップ。その流れから第二新卒の転職にも強みを発揮しています。ここにしかない大手の未公開求人もある。新卒採用で成功した企業は第二新卒もマイナビ使うからね。

求人情報を多く抱えていて、エージェントの対応も良いと評判。

>>マイナビエージェント<<

リクルートエージェント

大手に求めるのは情報量の多さなので、やっぱり中途採用NO1のリクナビエージェントは候補にはいる。 そもそものエージェント数が多いので当然ですが、優秀なエージェントがたくさん。そんな人に担当してもらえればラッキーという感じ。

高スペックだと対応がガラッと変わるという情報もあり。

>>リクルートエージェント<<

ただ、マイナビとリクナビではエージェントが担当する転職希望者の数が違うといわれています。僕が同業から聞いた話ではマイナビ150人、リクナビ300人くらいだそう。

担当数が増えると一人一人に対して避ける時間は少なくなります。そのためマイナビの方がいい対応を受けられる確率が高いといえる。周囲で利用した人の評判もいい。

でも結局はどんな人が担当になるか次第なんですよ。まず、マイナビいって微妙な担当ならリクナビに代えるといった使い方が無駄がないかと思います。

経歴・学歴に自信あり向け

JAC Recruitment(ジェイエイシー リクルートメント)

元々外国で創業された会社であるため外資・大手の求人に強い転職エージェント。30代以上のハイキャリア層も使うエージェントですが、最近は第二新卒などの若年層にも力を入れています。若年層もハイキャリア向け。

大手人材紹介企業は、ほぼ全て企業担当と転職希望者担当が分かれる分業制です。

ですが、ここは一人のエージェントが企業・転職希望者を両方担当します。転職者は実際に企業担当と直接話している事情に詳しいエージェントに相談できる。

この規模の人材紹介会社では非常に珍しい形態で転職希望者にメリットが大きい。

>>JAC Recruitment<<

経歴・学歴が並程度向け

特筆すべき経歴もないけど悪くもないという人は情報収集と選考突破確率を上げることが大切。正直、大きなキャリアアップ転職は難しいので地道に穴場を探すか、自分に最適な会社を探す方針が無難です。

おすすめは2つ。

マイナビジョブ20'S

マイナビエージェントの第二新卒転職専門版です。特化型であるため、第二新卒だということで他の転職者と比較して優先度が低いと思われる心配がありません。

若年層に強いマイナビグループのネットワークがあるため、求人数・第二新卒の成功失敗ケースの情報も豊富。エージェントの対応も評判が良いのが特徴。

>>マイナビジョブ20'S<<

アイデムスマートエージェント

アイデムは中小企業に強みを持っている転職エージェント。アイデムだけが独占している優良中小の未公開求人もあるため、穴場企業を探すのに向いています。

>>アイデムスマートエージェント<<

誰もが知っている大手企業、高学歴、わかりやすい資格(TOIEC800点など)がないなら、上記のような特徴のあるエージェントを活かして工夫しましょう。

経歴に自信がない人向け

新卒入社の会社をすぐ辞めてしまった人、経歴・学歴に自信がない人はとにかくサポートが徹底しているところを選びましょう。

第二新卒ナビ

第二新卒・既卒・フリーターなどを専門に支援しています。書類通過87%の徹底添削、回数無制限の面談対策などがあるため、少し経歴が不利でもどうにかしてくれる。

転職エージェント自身が第二新卒での転職経験がある人が多く相談しやすい。

>>第二新卒ナビ<<

いい就職.com

第二新卒・既卒向けのエージェント。内定者の離職率が高い企業を排除する仕組みがあるため、紹介求人にブラック企業が少ないのが良い。求人数も豊富で幅広い職種もあるため選択肢を幅広く検討できる。

>>いい就職.com<<

仕事の経験さえ積めばあとは実力で上がっていけるのが社会人です。まずは、伸びそうな業界に潜り込んで実務を覚えるという意識で挑むといいと思います。

*注意

同じ企業に別のエージェントから重複して応募しないようにだけは気を付けましょう。企業担当者は何度も応募がくると不信に思われますから。

まとめ

最近はかなり第二新卒のニーズが増えてきてチャンスが多い状況です。

まだ決心が決まっていなくてもどんな転職候補があるのかなどの話を聞いたり、相談すると自分にどんな可能性があるか知れて面白いと思います。