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JIGSAW

WORK AND LIFE BLOG

事務が苦手だったけどコツを掴んで克服した話

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僕が社会人になりたての就職1年目の頃、仕事の中で最も苦手だったのが事務作業です。

わりと複雑で深い理解が必要な仕事はすぐにできるのに、簡単な書類作成やエクセルの入力ミスは多く「こんな簡単なこともできないのか。」とよく落ち込んでいました。

僕の同期は、事務をテキパキとこなすタイプだったこともあり、当時は「まずい、同期と差がついてしまう。」と焦る日々。

新人の頃は、補助的な仕事が多いため事務仕事の割合も高く、事務処理能力は新人評価に直結する部分だったのです。

そこで焦りと悔しさをバネに急成長!!…ということはなく…

「別の何かで補おう」と考えて、備品の補充や管理・ゴミの片付け、コピーとり・FAX・電話番などと頼まれたことは全て引き受け、社内を走り回って雑務をこなしていました。

「雑用王におれはなる!」とどこかの主人公みたいな意気込みで働いていたこともあり、わりと上手くいって評判は良かったです。

でもやっぱり、最初のうちはそれでごまかせても、ちゃんと出来るようにならないと続かないですよね。

もともと負けず嫌いなので、事務もしっかりできるようになるべしと試行錯誤を続けて、今ではかなりマシになりました。

自分なりの事務のコツも掴んできました。

最初に全体を把握する

事務作業が苦手な人って基本的に読み飛ばし癖がついてるんだと思います。

銀行や公的機関の書類の記入も割と見ないでパパっと書いちゃう。

ポイントさえ押さえればいいんでしょ的な発想というか…。

心あたりないですか?

僕はまさにそんな感じで生活していたので、安易に書類の記入欄を読み飛ばしたり、システムの入力欄を飛ばすことがありました。

書類作成やエクセルに入力する場合も読み飛ばし癖がついてるので、いきなり作業に入ると漏れがでます。

そこでまず、記入や入力をする前に全体をゆっくり見て、大まかに全体像を把握してから作業を始めると漏れが減りました。

最初は意識しないと忘れて、いきなり作業に入ってしまいましたが、継続して意識していると自然とできるようになりました。

太い鉛筆で印をつけながら校正

書類を作ったら校正すると誤字脱字などの間違いをなくすことができます。

僕はミスの許されない書類を作成したら必ず紙に印刷して太い鉛筆で文字の上に印をつけながら校正します。

印をつけながらの校正は漏れなくダブりなく確認ができるため非常におすすめ。

チェックが必要な箇所全てに印をつけたら最後に消しゴムで一気に消す。

当然ですが一度カッチリ校正すると大きく凡ミスが減ります。「めんどくせー」と一瞬思っても、絶対やると決めています。

この方法が即効性が一番高い。

机の上に何もない状態で作業する

机の上に何もない状態で作業すると集中力が上がります。

作業中に違うものが目に入ると、「あ、あれもやらなきゃ。」などと考えてしまい集中力が途切れてしまいます。

一瞬別のものに手を出したりすると、思いもかけないミスに繋がることがあります。

僕は仕事をするときは、今やるものだけを机の上に出して作業します

話だけを聞くとそれほど効果はなさそうと感じてしまうかもしれませんが、一度実際に試してほしい。集中力がぜんぜん違います。

ルーティンワークは自作のチェックリストを作る

ルーティンワークの作業は自分でチェックリストを作るのも効果がありました。

会社で使われてるチェックリストがありましたが、会社用は隅から隅までチェックする仕様になってるので時間がかかってめんどくさかった。

なので、僕は自作のチェックリストを使っていました。

自分が間違いやすいところだけをチェックできて効率的だし、何よりチェックリストを作成する過程で、自分の間違いポイントを整理できます。

チェックリストを作る作業自体がミスを減らす効果があるため、完成したチェックリストの活躍の場がないなんてことも。(ミスらなくなっている)

まとまった時間で一気に片付ける

事務作業はできるだけ一度に1つずつを一息で片付けるようにしています。

色々な仕事間の隙間で少しずつ進めていく方が、隙間時間を活用できて効率的な気がしたので最初はそうしてました。

しかし、途切れ途切れで作業をすると、どこまでやったか把握しなおすことが必要になり、合計の作業時間は増えてることに気がついたので、今はまとまった時間で一点集中で仕事を片付けていくようにしてます。

その結果、スピードが上がってミスは減りました。

パソコンによる作業なら定型文は単語登録

パソコンの単語登録使ってますか?

20や30の登録で終わってないですか?

僕は単語登録を200以上はしています。

登録された文字なら誤字脱字の心配はないのでスピードも正確性も高まります

最近読んだ本にも「単語登録を使い倒せ、200〜300個の単語登録をしようぜ」と書いてあって「この著者わかってるわ。」と思いました。

 ▼わかってる著者の本

速さは全てを解決する---『ゼロ秒思考』の仕事術

速さは全てを解決する---『ゼロ秒思考』の仕事術

 

苦手とは単なる鍛錬量の差

僕は苦手な事務を「克服」したとも言えるわけですが、苦手だとか得意だとかに関して、人気ブログウケる日記で紹介されていたTwitterがとても納得できました。

「天才は存在しないという言葉はまったくの真実で、というのも、赤ちゃんは基本何もできないからです。つまり、天才に見える人も生活の中で「自然に訓練」してきたにすぎません。訓練を無意識にすれば天才、意識してすれば努力家となります」

天才の話まではいかなくても、最初から得意にみえるようなものとは、それまでの生活の中で、その行為に必要な要素が自然に鍛えられているだけなのだと思います。

異性の兄弟の中で育った人は、異性への距離の詰め方が上手いとは感じませんか?

「苦手」とは、それまでの生活でその要素が鍛えられていないということ。

得意・苦手というのは「才能」やら「センス」などではなく、その時点での練習量の差、鍛錬の量の差だというわけです。

人間なんて秀でているようにみえる人も劣っているようにみえる人も基本能力に大差はないのではないでしょうか。

量の差に過ぎないのであれば、同じ量を重ねれば誰もが得意な人と同じレベルになれるということ。

何か苦手なものがあるからといって、自分のことを能力が低いとかなんだとか考えることに脳を使うのであれば、どの要素が足りないのか、どうやって鍛えればいいのか、どんな工夫が必要なのかを考える方が建設的ですよって思います。